Digitalisierung kann auch schmecken!

geschrieben am 01. Dez 2019 · Andreas Gaebler

Ein Kurzbericht über den neuen digitalen Weg eines Eiscafes.

Am 05.08.2019 gab es den ersten geplanten Termin im Eiscafe Schade in Perleberg.
Das Projekt „Verfahrensdokumentation“ begann und weitere Projekte sind bis heute daraus entstanden.
In diesem Beitrag berichte ich über die gute Zusammenarbeit, über „Aha-Effekte“ von Mitarbeitern sowie Firmenverantwortlichen des Eiscafes und über die 4 Kilo Gewichtzunahme des Projektverantwortlichen.

Das Unternehmen von Dennis Schade ist seit über 25 Jahren eine feste Institution in der Kreisstadt Perleberg und über die Stadtgrenzen hinaus für das selbstgemachte Eis und die leckere Pizza bekannt. Der Geschäftsinhaber ist für seinen Blick über den Tellerrand bekannt und „Digitalisierung“ ist kein Fremdwort für ihn und seine Mitarbeiter.

Die Verfahrensdokumentation als Grundlage des Projektes

Bereits im Erstgespräch haben Herr Schade und ich den Rahmen für das gemeinsame Projekt abgesteckt.
„Mein Steuerberater hat mir empfohlen eine Verfahrensdokumentation zu schreiben. Er selber hat nicht die nötige Zeit dafür.“, begann unser Telefonat.
Meine Antwort sorgte auch gleich für verblüffte Ruhe am anderen Ende des nicht durch Funklöcher gestörten mobilen Telefonats.
„Dafür ist der gute Mann auch nicht verantwortlich, sondern Du als Unternehmer selbst!“

Nachdem dieser Punkt in knapp 6 Minuten besprochen und weitere Fragen geklärt waren, ging es an eine kurze Abfrage von Detailpunkten, um einen ersten Überblick für das Projekt „Verfahrensdokumentation“ zu bekommen. Checkliste raus und Fragen über Fragen stellen und beantworten. Durch eine gezielte Expertise war nach ca. 12 Minuten klar, das Projekt „Verfahrensdokumentation“ kann in einer überschaubaren Zeit umgesetzt werden und ist kein Hexenwerk!

„Andreas, was wird mich der Spass denn Kosten? Habe ich danach Rechtssicherheit? Muss ich die Verfahrensdokumentation eigentlich nur einmal machen?“, ging es mit den berechtigten Fragen von Herrn Schade weiter.

In meiner gewohnten strukturierten Art und Weise gab ich folgende Antworten:
„Zu 1. – Pizza, Eis und Reisekosten. Zu 2. Die hast Du in diesem Land immer! Zu 3. Wir werden uns ab jetzt regelmäßig sehen, wenn Antwort 1. erfüllt wird.“

Dokumentation der technischen Prozessoptimierung

Bereits bei diesem telefonischen Erstgespräch wurden weitere Projekte besprochen und eine grobe Planung für das Jahr 2019 und ein kleiner Ausblick für 2020 festgelegt.

Der Aufbau eines „Internen Kontrollsystems“, kurz „IKS“ ist genauso in Planung wie die eventuelle Einführung einer „Hygieneapp“ zur Unterstützung der Mitarbeiter. Denn auch hier verlangt der Gesetzgeber die Dokumentation der einzelnen Prozesse. Also genau das, was wir bei der Verfahrensdokumentation für die Finanzbuchhaltung auch getan haben.

Dokumentation!

Doch was hat diese Dokumentation der Prozesse mit der Digitalisierung zu tun? Denn schließlich liegt nun in einem Ordner neben der elektronischen Registrierkasse im Eiscafe die besagte Verfahrensdokumentation auch noch in Papierform vor. Dazu noch die ganzen anderen mitgeltenden Unterlagen, wie die technischen Daten zur Registrierkasse und deren Software und die Protokolle der Mitarbeiter zur jährlichen Einweisung in das Kassensystem. Des Weiteren liegen die Informationen des Steuerberaters, was mit den Papierbelegen im Steuerbüro passiert, in einem gesonderten Dokument vor.

Kurz und knapp gesagt, stehen die Informationen vom Eingang bis zur Archivierung der Papierbelege nun in einem gesammelten Werk dem Betriebsprüfer zur Verfügung bereit. Für eine eventuelle Kassennachschau durch das Finanzamt ist das Eiscafe erst einmal vorbereitet.

Das Steuer-interne Kontrollsystem (IKS)

Ab 2020 wird dann das gelebte „interne Kontrollsystem“ eingeführt. In diesem System werden die verschrifteten Prozesse der Verfahrensdokumentation einer Risikobewertung unterzogen. Prozesse mit einem steuerlichen Risiko, wie zum Beispiel die ordnungsgemäße Kassenbedienung im „Ausser Hausbetrieb“, gehören zu den regelmäßigen Schulungen der Mitarbeiter und Kontrollen durch den Geschäftsführer.

Diese zweite Verschriftung soll bei einer möglichen Betriebsprüfung unterstützend mitwirken, um einen möglichen Anfangsverdacht der gezielten Steuerhinterziehung ausser Kraft zu setzen. Denn wer regelmäßig seine Prozesse im Unternehmen kontrolliert, wird nicht erst durch den Betriebsprüfer darauf hingewiesen, sondern erkennt selber das bestimmte Prozesse eventuell nicht rechtskonform ablaufen.

Ich freue mich schon jetzt auf die weitere Zusammenarbeit.

Auch mein Fitnesstrainer freut sich. Er hat nach diesen Projekten viel zu tun.

Ich habe ihn übrigens noch gar nicht gefragt, ob er schon eine Verfahrensdokumentation und ein internes Kontrollsystem hat. Ich denke es wird Zeit.

Bis demnächst in diesem Spiel, Ihr Andreas Gaebler!

Über Andreas Gaebler

Durch seine Tätigkeiten im Steuer- und Wirtschafts­prüfungs­bereich kann er branchen­übergreifend auf ein breites Fachwissen zurückgreifen. Nach seiner Zertifizierung zum KI-Manager über das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz im Jahre 2018, entwickelte sich sein Hobby zum Be …


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